Úvodní nastavení: Essential balíček
Seznam kroků pro úspěšné nastavení aplikace aneb Průvodce onboardingem od A do Z.
PDF verze následujícího seznamu ke stažení zde.
✅ Bez uživatelů to nepůjde
Přidejte či pozvěte do aplikace své kolegy, případně je hromadně importujte z Google Workspace nebo Office 365 (podívejte se, jak na to).
Kartu každého uživatele můžete posléze editovat podle svých potřeb. Více o nastavení a správě uživatelů se dozvíte v našem video tutoriálu nebo se dočtete zde.
TIP: Pokud by vám nestačila předdefinovaná pole v uživatelských kartách, můžete si vytvořit svá vlastní. Prostřednictvím nich můžete zaznamenávat téměř vše od různých výročí přes datum platnosti BOZP až po velikost bot zaměstnance.
✅ Vytvořte týmy a mějte perfektní přehled o organizační struktuře
Aby vaši lidé mohli efektivně schvalovat absence či pracovat s kompetenčními modely, je dobré nejdříve vytvořit týmy a přiřadit do nich uživatele. Nový tým jednoduše založíte v sekci Společnost / Týmy po kliknutí na tlačítko Přidat.
Následně zadejte název týmu a jeho parametry. Zde můžete vybrat manažera týmu, který bude schvalovat ostatním absence či přidávat hodnocení, a také přiřadit některým uživatelům další role jako Supervisor, Plánovač aktivit či Správce příchodů a odchodů. Více o jednotlivých rolích se dočtete zde.
Více podrobností o týmech a organizační struktuře si můžete přečíst v našem článku nebo si můžete pustit detailní video tutoriál.
✅ Jaký mají vaši zaměstnanci typ spolupráce?
Vytvoření, nastavení a přiřazení pracovních dob uživatelům je zcela zásadní pro možnost čerpání absencí i správné fungování reportů. Proto se ujistěte, že každý uživatel bude mít pracovní dobu přiřazenou, a to i kdyby měla být nulová.
Pracovní dobu vytvoříte a nastavíte v sekci Nastavení / Úvazky a typy spolupráce. Následně ji přiřadíte uživatelům v jejich uživatelských kartách pod záložkou Typ spolupráce a finanční podmínky.
Detailní návod, jak postupovat při nastavování pracovní doby, naleznete zde.
✅ Každý potřebuje někdy k lékaři či na dovolenou
Nové typy absencí, které bude moci každý uživatel moci čerpat, vytvoříte v Nastavení / Absence. Po kliknutí na tlačítko Přidat zvolte, o jaký typ absence se jedná a nastavte její parametry. Detailněji se o nastavení absencí můžete dočíst v našem článku nebo si pustit video tutoriál.
Jakmile máte absenci vytvořenou, nezapomeňte ji přiřadit uživatelům k čerpání. Nejjednodušší je přejít do sekce Hromadné nastavení absencí, kde absence povolíte k čerpání vybraným uživatelům. Odsud máte zároveň možnost nastavit, zda chcete, aby absence podléhala schválení nadřízeného, či byla schvalována automaticky.
✅ Jakým způsobem plánujete evidovat práci?
Ze zkušeností víme, že každý si pod pojmem docházka představí něco trochu jiného. Pomoci rozhodnout se, jaký z našich modulů pro evidenci práce je pro vás skutečně ten nejvhodnější, vám tedy pomůže následující rozřazení:
🙋 A. Příchody a odchody
Přehledně sledujte, kdy zaměstnanci přichází do práce a kdy z ní odchází.
Tak jako u absencí, i zde je nutné nejdříve vytvořit a nastavit jednotlivé typy odchodů a následně je přiřadit vybraným uživatelům k čerpání. Tuto možnost naleznete v Nastavení / Příchody a odchody, kde vytvoříte nový typ odchodu a níže na stránce jej povolíte k zapisování konkrétním uživatelům.
Jako další krok si můžete nadefinovat pracovní lokality, a to v sekci Nastavení / Lokality. U jednotlivých lokalit volíte i toleranční rádius, který jinými slovy udává, v jaké vzdálenosti od místa adresy se může zaměstnanec pohybovat, aby systém stále vyhodnotil, že se zaměstnanec nachází „v práci„, a nikoliv „mimo lokalitu„.
Pokud se rozhodnete k zaznamenávání příchodů a odchodů využívat docházkové terminály, jejich nastavení provedete v sekci Nastavení / Terminály. Terminál poté přihlásíte na adrese app.sloneek.com/terminal. Jako poslední vám zbývá zadat do aplikace soustavu čísel či znaků docházkových karet uživatelů. To učiníte v Nastavení / Docházkové karty.
Více k nastavení modulu Příchody a odchody se dočtete v našem článku či se dozvíte v přehledném video tutoriálu.
⏱️ B. Aktivity a time tracking
Zaznamenávejte čas strávený na jednotlivých pracovních aktivitách. Příchody a odchody zaměstnanců pro vás nejsou tak důležité.
Podobně jako v případě absencí, i zde je nutné nejdříve vytvořit a nastavit jednotlivé typy aktivit a posléze je přiřadit vybraným uživatelům k čerpání. Správu aktivit najdete v Nastavení / Aktivity. Po vytvoření nové aktivity ji níže na stránce povolíte k čerpání uživatelům a opět vyberete, zda má podléhat schválení.
V nastavení máte možnost také vytvořit vlastní kategorie aktivit, které sdružují vybrané aktivity. Díky tomu budete mít lepší přehled v reportech.
Více k nastavení aktivit se dočtete v našem článku či se dozvíte v přehledném video tutoriálu.
🏖️ C. Pracovní doba a absence
Nastavte pouze pracovní dobu a spravujte absence. Sledování příchodů a odchodů ani měření času stráveného na aktivitách pro vás není důležité.
V tomto případě máte vyhráno! 🤗 Pracovní dobu i absence jste již nastavili v předešlých krocích.
✅ Skryjte moduly, které nepotřebujete
V návaznosti na předešlý krok můžete také zvážit, zda pro vás není přínosné zaměstnancům zcela skrýt moduly, které nevyužívají. Pokud se tak například rozhodnete evidovat práci pomocí Aktivit, ale nepotřebujete sledovat příchody a odchody, jednoduše můžete celý modul Příchodů a odchodů vypnou, aby uživatele zbytečně nemátl.
Toho docílíte v sekci Společnost / Uživatelé / Viditelnost modulů. V příslušných sloupcích najdete zelené a červené zámečky – zelený znamená, že uživatel má modul zapnutý, červený znamená, že modul je pro uživatel skrytý.
Podobně si může každý uživatel sám nastavit svou plochu, aby na ní viděl pouze to, co vidět chce a potřebujete. V pravém horním rohu své plochy klikněte na tlačítko 
a skryjte či zviditelněte moduly podle potřeby.
✅ Vyzkoušejte si jednoduchost i robustnost reportů
Reporty jsou neochvějným pilířem systematické práce. Zkuste některému testovacímu uživatele zadat do kalendáře absenci či pár pracovních aktivit a vygenerujte si svůj první sloneekovský report! Uvidíte, jak jednoduché a zároveň robustní co do počtu a detailu sledovaných parametrů to je. Všechny reporty si samozřejmě můžete také vyexportovat ve formátu XSLX nebo CSV.
Podrobněji se o práci s reporty dozvíte z našeho článku či ve vyčerpávajícím video tutoriálu.
✅ Využijte naplno další integrace
Vzájemná propojenost je dnes nesmírně důležitá. Jsme si toho vědomi, a proto nabízíme možnost propojit váš Sloneek účet s dalšími běžně používanými kancelářskými nástroji a softwary. Jejich integraci a následnou správu provedete v sekci Můj profil / Integrace, respektive Nastavení / Integrace. Detailní návod, jak postupovat v konkrétních případech naleznete po kliknutí na následující odkazy:
✅ Sloneek vás upozorní na možné problémy
Velmi užitečné je čas od času – a zejména pak při úvodním nastavování – mrknout do sekce Nastavení. Pokud Sloneek shledá v aplikaci možné chyby (např. některým uživatelům bude chybět přiřazená pracovní doba), zde vás na ně ihned upozorní. Vše je červeně zvýrazněno, abyste to nemohli minout. 😊
✅ Už jen zkontrolovat fakturační údaje
Jsme na konci průvodce a pro bezproblémové používání Sloneeka zbývá jediné: vyplnit v Nastavení fakturační údaje společnosti. V této sekci můžete rovněž uložit svou platební kartu pro usnadnění budoucích operací či přidat e-mailovou adresu na osobu, která je ve vaší společnosti odpovědná za fakturace. Všechny faktury poté budou zasílány na hlavní kontaktní e-mail společnosti (který z této sekce rovněž můžete změnit) a na nově přidanou adresu.
Pozor: V žádném případě neukládáme údaje o vaší kartě.
Pokud byste potřebovali pomoct ohledně platebních údajů či faktur, jako vždy si o tom můžete přečíst v našem Centru nápovědy nebo kontaktovat naši podporu.
✅ Vše máte úspěšně nastaveno!
Využívejte všech výhod, které Sloneek přináší, a pokud byste měli jakékoliv návrhy ke zlepšení nebo jste jen potřebovali s čímkoliv pomoct, dejte nám hned vědět. 🙂
Chtěli byste mít tohoto onboardingového průvodce vždy po ruce a přehledně v seznamu bodů? Stáhněte si ho v PDF.
